Einer der wichtigsten Anwendungsfälle für Office 365 und SharePoint ist die Zusammenarbeit in Teams. Damit das auch gut funktioniert braucht, es ein passendes Konzept – der Ansatz von Microsoft auf einen radikalen Self-Service zu setzen klappt hier nämlich nur bedingt: Ihre Anwender sind in der Regel keine SharePoint-Berater, die sich über viel Gestaltungsmöglichkeiten freuen. Ihre Anwender möchten praktische und vordefinierte Strukturen, diese sollen aber wiederum möglichst schnell und einfach bereitgestellt werden. Von Seiten der IT aus möchten Sie eine hohe Sicherheit bei gleichzeitig niedrigem Betriebsaufwand.
Lassen Sie sich zum Thema kontrollierter Self-Service beraten und profitieren Sie von den Lösungen aus der Microsoft Community.
Lösungen für die Projekt-Zusammenarbeit
Im Kontext von Projekten besteht fast immer der Bedarf für eine passende Austauschplattform. Dabei gilt es die Besonderheiten von Projekten zu beachten.
- Lebenszyklus: Projekte haben einen sehr klaren Lebenszyklus, diesem Zyklus muss auch eine Lösung zur digitalen Zusammenarbeit folgen. Da in der Regel viele Projekte parallel laufen, ist es in den meisten Fällen zwingend erforderlich, dass eine Automatisierung bei der Bereitstellung und der Archivierung implementiert wird.
- Templates: Jedes Projekt ist zunächst einzigartig – in der Regel wird man aber oft ähnliche Projekte durchführen. Hier ist es für die Produktivität und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern entscheidend dies zu berücksichtigen. Dank der PnP-Initiative stehen mittlerweile exzellente Open-Source-Lösungen für die Implementierung von Site-Templates zur Verfügung.
- Wissensmanagement: Im Rahmen von Projekten entsteht sehr viel Wissen das für zukünftige Projekte erneut benötigt wird. Gleichzeitig müssen Projektablagen von abgeschlossenen Projekten auch irgendwann entfernt werden, um die Übersicht zu bewahren. Hier wird eine Informationsarchitektur benötigt, die es den Mitarbeitern so leicht wie möglich macht, Projektwissen an einen dauerhaft bestehenden Ort zu überführen.
Microsoft Teams
Microsoft ist mit seinen Produkten Exchange, SharePoint und Skype for Business schon lange erfolgreich im Business-Sektor. Auch wenn es schon immer eine Integration der Tools untereinander gegeben hat, ist erst mit Teams die vollständige Integration angegangen worden. Das bringt eine ganze Reihe von Vorteilen:
- Die Pflege von Berechtigungen über alle Systeme hinweg wird drastisch vereinfacht.
- Es gibt einen zentralen Einstiegspunkt für den Anwender zu allen Inhalten.
- Die Inhalte (E-Mails, Unterhaltungen und Dateien) unterliegen alle einem gemeinsamen Lebenszyklus.
Die Akzeptanz von Teams als neues Tool ist sehr unterschiedlich, weshalb eine gut geplante Einführung mit passender Kommunikation sehr wichtig ist.
Zusammenarbeit mit Partnern / Firmen-Externen
Die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb der eigenen Firma kann mittlerweile sicher und unkompliziert gestaltet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie bereits Office 365 oder SharePoint On Premise einsetzen.
Um die beiden Widersprüche Sicherheit und Komfort hier vereinen zu können, braucht es aber vorab das richtige Setup. Gerne helfen wir Ihnen dabei weiter!
Governance & Security
Spätestens seid der DSGVO gibt es hohe Ansprüche an die Governance. Microsoft stellt hier eine ganze Reihe von Tools bereit. Gibt es in SharePoint On Premise noch das eigenständige eDiscovery-Center, wurde in Office 365 gleich ein ganzes Secruity & Compliance-Center erstellt. Lassen Sie diese hilfreichen Tools nicht ungenutzt, um den Durchblick in der eigenen Umgebung zu behalten. Gerne helfen wir bei der Konfiguration und Inbetriebnahme.
